Envoyer les factures à plusieurs adresses email

En bref

Un client porte une seule adresse email, et ses factures ne sont envoyées qu’à cette adresse : aucun second destinataire ni aucune copie (Cc ou Cci) ne se configure. Pour qu’une facture parvienne à plusieurs personnes chez le client, cette adresse doit être un alias, une boîte partagée ou une liste de diffusion, ou bien la messagerie qui la reçoit doit transférer la facture. Pour que le marchand reçoive lui aussi chaque facture émise, la copie passe par une automatisation branchée sur les webhooks, par exemple avec Zapier, Make ou n8n.

Comment ça marche

Les factures, comme les autres emails automatiques, sont adressées à l’email enregistré sur le client. Cet email se modifie à deux endroits : dans le portail client, par le client lui-même, et dans le back-office, par le marchand. Une modification remplace l’adresse existante, elle n’en ajoute pas une seconde.

Deux besoins reviennent, et ils ne se règlent pas de la même façon :

Plusieurs destinataires chez le client. La personne qui a souscrit l’abonnement veut que la facture parvienne aussi au service comptable, ou à d’autres personnes qui utilisent le service. L’adresse enregistrée doit alors desservir tous ces destinataires, ou leur faire suivre la facture : la solution se trouve du côté de la messagerie du client.
Une copie pour le marchand. Le marchand veut recevoir, à une adresse de son choix, chaque facture émise vers ses clients. Aucun réglage de copie n’existe, mais chaque émission de facture peut être notifiée par un webhook, c’est-à-dire un appel HTTP envoyé à une URL. Un outil d’automatisation crée lui-même ce webhook dans ProAbono, en reçoit les appels et envoie alors l’email.

Marche à suivre

Utiliser un alias, une boîte partagée ou une liste de diffusion

Créer, sur la messagerie du client, une adresse qui dessert tous les destinataires — un alias, une boîte partagée ou une liste de diffusion, par exemple facturation@client.example.
Enregistrer cette adresse comme email du client.

Transférer les factures depuis la messagerie du client

Conserver sur le client l’adresse déjà enregistrée, par exemple celle de la personne qui a souscrit l’abonnement.
Ajouter, dans la messagerie qui reçoit cette adresse, une règle qui transfère automatiquement les emails de facture aux autres destinataires.

Rien ne change dans ProAbono, et le marchand n’a aucune visibilité sur cette règle.

Envoyer une copie de chaque facture au marchand

Créer, dans l’outil d’automatisation — Zapier, Make ou n8n —, un scénario déclenché par l’émission d’une facture ProAbono : événements InvoiceDebitIssuedPaymentAuto (paiement automatique) et InvoiceDebitIssuedPaymentOffline (paiement hors ligne), ainsi que InvoiceCreditIssued pour recevoir aussi les factures d’avoir. Le webhook est créé dans ProAbono par l’outil lui-même.
Ajouter au scénario une action qui envoie un email à l’adresse choisie par le marchand.
Activer le scénario.
Avec une instance n8n auto-hébergée, valider le webhook : son nom de domaine n’étant pas reconnu, le webhook reste inactif tant que cette validation n’est pas faite. Avec Zapier et Make, la validation est automatique.