La Proratisation, dans le secteur du Saas, correspond à l’action d’ajuster au Prorata temporis* le montant de la facture d’un client pour refléter les modifications apportées à un abonnement au cours d’une période.
*Prorata temporis est une expression latine signifiant en proportion du temps écoulé.
La proratisation permet d’optimiser la facturation
La proratisation peut se résumer à un cas d’utilisation simple
Si un groupe de clients possède un abonnement sur l’offre mensuelle A pendant 20 jours puis passe à l’offre mensuelle B pendant les 10 jours, ils devraient être facturés aux prix de l’offre A pendant les deux tiers du mois et aux prix de l’offre B pendant le tiers restant.
Comme vous pouvez le constater, c’est un moyen de s’assurer qu’ils sont facturés avec précision pour la partie des services qu’ils ont utilisés, en tenant compte de leurs actions sur leurs abonnements (changement d’offre, modification des quantités, ajout/suppression d’options, …) avant la fin de la période en cours.
Considérons maintenant 3 cas simples
Proratisation avec changement vers une offre supérieure (upgrade)
Considérons maintenant deux cas de sous-utilisation simples :
Lorsqu’un abonnement bascule vers une offre supérieure (upgrade), calculez le montant pour la période restante sur la nouvelle offre et ajoutez-le en tant qu’élément de ligne à la prochaine facture générée.
Offre actuelle : 100 € / mois
Nouvelle offre : 150 € / mois
Logique de proratisation :
- 100 € ont été payés en début de période.
- Supposons que le changement d’offre s’effectue exactement au milieu de la période.
- Le client a donc consommé la moitié de l’abonnement sur l’offre actuelle soit : 50 € (100 * 1/2 période).
- Il a donc un crédit restant au prorata est de 50 € (100 * 1/2 période).
- Le client va utiliser la nouvelle offre pour la période restante : 75 € (150 * 1/2 période)
- Résultat net de ce changement d’offre après ajustement : 25 € (75 € – 50 €)
Proratisation avec changement vers une offre inférieure (downgrade)
Lorsqu’un abonnement bascule vers une offre inférieure (downgrade), le client est plus susceptible d’avoir payé plus que l’utilisation prévue au milieu de la période. Il y aura un crédit net au client. Cela doit se refléter sans ambiguïté dans les lignes de facturation.
Offre actuelle : 150 € / mois
Nouvelle offre : 100 € / mois
Logique de proratisation :
- 150 € ont été payés en début de période.
- Supposons que le changement d’offre s’effectue exactement au milieu de la période.
- Le client a donc consommé la moitié de l’abonnement sur l’offre actuelle soit : 75 € (150 * 1/2 période).
- Il a donc un crédit restant au prorata est de 75 € (150 * 1/2 période).
- Le client va utiliser la nouvelle offre pour la période restante : 50 € (100 * 1/2 période)
- Résultat net de ce changement d’offre après ajustement : -25 € (50 € – 75€)
Vous êtes redevable de 25 € à votre client. Ce montant sera à déduire automatiquement des prochaines factures.
Proratisation de modification d’un abonnement en cours de période
Imaginons que l’abonnement comprend des utilisateurs facturés à 100 € l’unité.
Le client souhaite ajouter un utilisateur en milieu de la période puis supprimer un utilisateur au 3/4 de la période.
Faisons le calcul avec l’ajout d’un utilisateur :
- Le client va bénéficier d’un utilisateur supplémentaire pour la période restante : 50 € (100 * 1/2 période) seront ajoutés à la prochaine facture,
- Le client retire un utilisateur pour la période restante : -25 € (-100 * 3/4 période) seront ajoutés à la prochaine facture.
- Lors de la prochaine facture, le client devra 25 €
La proratisation est-elle nécessaire ?
Si vous débutez, la mise en place d’un système de proratisation peut vous sembler un effort trop important. Pourquoi ne pas simplement supprimer la possibilité de changer d’offre en milieu de cycle et mettre en place une facturation sans prorata ? Plusieurs entreprises choisissent effectivement cette solution. Mais si elle semble faussement simple et sans tracas au début, vous vous en rendrez rapidement compte
Sans proratisation, vous devrez facturer plus que ce qu’un client consomme s’il veut “downgrader” ou le laisser bloqué sur une offre inférieure s’il veut passer à une offre supérieure “upgrader”, jusqu’à la fin de la période en cours. Dans le premier cas, le client aura l’impression d’être injustement surfacturé, sans possibilité de remboursement, et dans le second, vous perdez des revenus. Ni l’un ni l’autre n’est bon pour vous ou vos clients.
Pour résumer, la proratisation est le moyen le plus intelligent d’équilibrer une comptabilité propre et claire de votre côté et de proposer des options de facturation pratiques au client. Et bien que vous puissiez la laisser de côté si vous le souhaitez, elle vous manquera vraiment lorsque votre clientèle augmentera.
Question taquine : comment pouvez-vous rembourser les clients qui basculent vers une offre inférieure (downgrade) à mi-période ?
Sans solution de gestion d’abonnement et facturation comme ProAbono, vous devrez :
- créditer manuellement le compte du client du montant restant pour être intégré dans la prochaine facture,
- ou rembourser le client. Et que faites-vous lorsque la facture émise pour la période en cours n’a pas encore été payée ? Vous ne pouvez pas rendre l’argent que vous n’avez jamais reçu.
Avec ProAbono, c’est net, sans ambiguïté et efficace.